Tài liệu hóa quy trình
từ chính công việc

Khi nào nên dùng hướng dẫn có ảnh chụp màn hình

Hướng dẫn có ảnh chụp màn hình phù hợp khi người đọc cần lặp lại một chuỗi thao tác ngắn trong công cụ quen thuộc. Mỗi bước có thể chỉ rõ vị trí cần nhấp và giải thích lý do thao tác. Khác với video, hướng dẫn bằng văn bản giúp người đọc tìm nhanh phần đang vướng

Với chính sách công ty, quy trình phê duyệt hoặc kho kiến thức nhóm có thể tìm kiếm, hệ thống tài liệu tổng thể hơn có thể phù hợp hơn. Hiện GuidePack tạo và xuất hướng dẫn trên máy, chưa cung cấp các tính năng quản lý chung đó

Bàn giao quy trình qua bốn phần

1. Chọn một kết quả cần đạt – ví dụ, tìm đơn hàng vẫn cần thanh toán
2. Ghi lại trình tự – mở danh sách đơn hàng, áp dụng bộ lọc phù hợp và hiển thị kết quả
3. Thêm lý do – mô tả trạng thái cần chọn và điều người đọc cần kiểm tra, không đưa mật khẩu hay thông tin khách hàng vào hướng dẫn
4. Xem lại và xuất tệp – sửa cách diễn đạt, che vùng nhạy cảm trong ảnh chụp màn hình và tải tài liệu hoàn chỉnh xuống

Làm theo ví dụ có ảnh chụp màn hình →

Bạn nhận được gì và vẫn cần kiểm tra gì

Chọn phần mềm tài liệu hóa quy trình

Bắt đầu từ kết quả người đọc cần đạt. Với quy trình ngắn trên trình duyệt, hãy tìm khả năng ghi chính xác, văn bản dễ đọc, chỉnh sửa ảnh chụp màn hình và xuất tệp dễ chia sẻ. Nếu cần phê duyệt, quyền tài khoản, tìm kiếm chung hoặc phân tích người đã đọc, hãy đánh giá riêng các khả năng đó

GuidePack biến công việc bạn làm trên trình duyệt thành tài liệu có thể chỉnh sửa và chia sẻ. Thử demo tương tác để tự xem kết quả

Thử kết quả trước khi chọn công cụ

Dùng không gian đơn hàng giả định trong demo, rồi tải hướng dẫn của bạn dưới dạng PDF, Word hoặc HTML. Nhờ đó, bạn có thể đánh giá trực tiếp định dạng mà không tải thông tin công ty lên